在一年的时间里，日本居民的信箱里可能会有以下所有的东西:税务通知、住宅税保险费、健康保险费、养老金保险费、健康卡、年终预扣税证明和一大堆没人能看懂的纸质广告。
在这个机器人端咖啡、甚至冰箱都能发送电子邮件的国度，中央政府仍然喜欢用纸质邮件来打发时间。
这种对纸张的崇敬与日本走向数字化的决心形成了奇怪的对立。邮件从来不会被弄皱或弄皱。信封里的每一张纸似乎都折叠得非常精确，证明了当地的折纸技艺。
在日本的外国人面临独特的邮件挑战
从市政府或税务局发出的邮件无一例外都是日语，这对那些还没有掌握日语三种字母的外国人来说是一项艰巨的任务。
除了语言障碍会让处理邮件变得困难之外，度假回家或长时间出差的外籍人士还必须处理每月在便利店支付的水电费。
除非居民申请改变付款方式，否则公用事业公司将默认发送实物水电费账单。
MailMate于2019年在东京成立，提供邮件处理和合规服务，专注于解决外国人在日本生活或经商时经常遇到的问题。
用户将邮件转发到MailMate提供的虚拟地址，然后MailMate接收、扫描邮件，并在邮件到达私人在线仪表板时将其上传。
MailMate的界面与Gmail或Outlook非常相似，用户几乎不需要学习就能驾驭它。操作项在每个邮件项的顶部以一系列图标的形式显示。你可以请求打开、存档、标记、转发、粉碎、回复、请求账单支付等，只需点击一下鼠标。
MailMate仪表板提供英语和日语两种语言，并提供两种语言的客户支持。同时，MailMate的翻译摘要可以翻译成任何语言。
MailMate的团队负责人约翰·克罗斯说:“MailMate就像一个懂邮件的双语朋友，他不会厌倦你没完没了的信封。”“如果你收到水电费账单，想让我们付，我们也会付。”
解决akiya车主的邮件问题
克罗斯指出:“对于拥有第二套房产的人来说，面临的挑战与大多数外籍人士面临的挑战相同，但距离会放大这些挑战。”
MailMate最初是一个虚拟邮件服务，后来扩展到为日本被称为akiya的废弃房屋提供服务。
并非所有在日本购买秋屋的人都打算永久居住在那里。一些人购买这些房产，计划在翻新后出租，而另一些人则在访问日本时将其用作度假屋。
买一个akiya听起来像一个梦，但这些偏远的鬼屋往往没有人，只有熊来收你的邮件，当你去旅行。
在两处房产之间分配时间的Akiya业主将面临公用事业公司联络人、税务代理人、账单支付服务的需求，以及远程管理第二处房产邮件的某种方式。
MailMate现在为akiya和第二套房产的房主提供了一项量身定制的计划，允许房主摆脱支付账单、处理第二套房产的邮件和房地产相关的税收项目等任务。
针对日本外国企业主的合规解决方案
在日本注册公司时，要求之一是在公司注册文件中列出日本地址。为了使流程更简单、更高效，日本的虚拟办公室服务提供了一个可以在注册文件上使用的企业地址。
根据ITR Co.， Ltd.的数据，2020年虚拟办公市场规模为3.2亿日元，是上一年的6.4倍。尽管构成市场的供应商数量仍然很少，但虚拟办公室供应商的销售额比前一年增长了几倍。
克罗斯表示:“虽然日本有许多虚拟办公室提供商，但迎合国际客户的提供商却很少。”
克罗斯说:“MailMate是唯一的虚拟地址提供商，它包括双语虚拟邮件仪表板，以及收据和发票的电子文档存储，以使外国企业主遵守电子记录保留法(ERRL)。”
2022年1月1日，日本通过了《电子记录保存法》(dencho ho)，以促进税务相关文件的电子存储。从2024年1月起，所有企业和个人希望注销为业务费用的税务文件必须保存在符合ERRL的软件中。
符合errl的软件的存储需求必须包括搜索功能、特定的文件命名约定、提供时间戳等等。
MailMate最近决定提供符合日本邮政标准的邮件和其他文件(如收据、发票、合同等)存储，以及数据提取和简单的CSV下载，以便传输到会计软件，这符合这家初创公司的使命，即帮助企业和个人无缝融入日本。
Mailmate认为自己将继续通过双语接待服务和提供商务支持来弥合外国人和日本之间的差距，包括商务资源，如NDA和英语和日语的合同模板。
欲了解更多信息，请参阅MailMate的官方网站。
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